会社のタスクをGitHubに一元化したら、抜け漏れが消えた話

「あのタスク、どこいった？」が口ぐせだった

弊社は夫婦2人で小さな会社をやっています。事業がいくつか動いていて、やることは常に散らばっていました。

メモアプリに書いたToDo
チャットに流れてきた「これお願い」
頭の中にだけある「そのうちやること」
あちこちのスプレッドシート

こうなると、「あの件、進んでるんだっけ？」「もう終わった気がするけど本当に？」が毎週のように起きます。抜け漏れも、二重にやってしまうことも出てきます。人が少ない会社ほど、この「どこに何があるか分からない」状態は地味に効いてきます。探す時間も、確認する会話も、すべてが細かいロスです。

やったこと：全社のタスクを「1つの台帳」に集める

そこで、会社のタスクを1か所にまとめる台帳を作りました。弊社はエンジニアがやっている会社なのでGitHub（正確には GitHub Projects）を使っていますが、大事なのはツールそのものより考え方です（非エンジニアの会社向けの代替は後で書きます）。

タスク一元化の3つのルール：1=完了の"真実"は、いつも1か所だけ／2=登録は1回、見方は複数（事業別・状態別・優先度別）／3=起票と整理はAIに手伝ってもらう

1. 完了の「真実」は、いつも1か所だけ

一番大事にしたのがこれです。「終わったかどうか」の正解が置いてある場所を、1つに決める。弊社の場合、タスク＝1件のカードで、そのカードを閉じたら完了、と決めています。閉じるという操作ひとつが「これは終わった」の唯一の正解です。「Aのアプリでは完了だがBのシートではまだ残っている」——こうした食い違いがなくなり、確認の手間がごっそり消えました。

2. 1つのタスクを、いろいろな「見方」で表示する

タスクは1件でも、見たい角度は人によって違います。事業ごと、状態ごと（いまやっている／これからやる／止まっている）、優先度ごと。台帳を1つにしておくと、同じタスクを複数の見方（ボード）で横断表示できます。実体は1つなのに、見方だけ切り替わる。だから「事業ごとの一覧」と「全社の一覧」がズレません。登録は1回、見え方は自由、という状態です。

3. 起票と整理はAIに手伝ってもらう

台帳を作っても、入力が面倒だと結局続きません。ここでAIの出番です。弊社では「◯◯という作業を起票しておいて」と伝えると、AIがタスクを適切な事業・状態で登録してくれます。さらに、たまった古いタスクの棚卸し（不要なものを閉じる、内容を整理する）も手伝ってもらいます。人がやるのは「何をやるか／やらないかの判断」だけ。入力や整理という作業は任せる、という切り分けです。